Channel Management 101

Hay mucha confusión con respecto a la gestión de canales. 'Channel Management' es un término genérico para mantener el precio y la disponibilidad en todos sus canales de venta en línea. Si es nuevo en nuestra plataforma y está listo para conectarse a Booking.com o Airbnb, etc., debe comenzar leyendo esta publicación.

Qué es un 'Administrador de Canales'

Hay dos aspectos básicos para la gestión de canales: enviar información de precios y disponibilidad a sus canales de ventas en línea (OTA) y recibir reservas de sus OTA. El término 'OTA' significa 'Agencia de viajes en línea', que es cualquier sitio web donde vende sus habitaciones, como Booking.com y Airbnb. En este documento, preferimos el término 'canal de ventas'.

Los términos 'disponibilidad' e 'inventario de la habitación' también se usarán indistintamente en este documento para referirse al número de cada tipo de habitación disponible para una fecha determinada (para una explicación del término 'tipo de habitación', consulte nuestra Guía del usuario).

Supongamos que tiene una sala listada en dos canales de venta, Booking.com y Expedia, y desea incluir su habitación en $ 200 para el 24 de noviembre en Booking.com y $ 220 en Expedia para el mismo día. Puede usar su administrador de canales para actualizar el precio de la sala en cada canal. Si su habitación vende en Booking.com, su gerente de canal recibe la reserva y le dice a Expedia que la habitación no está disponible el 24 de noviembre.

Hay algunas partes móviles que cubrir, pero eso es básicamente el flujo de trabajo de un administrador de canales: enviar precios; recibir reservas; enviar actualizaciones de disponibilidad. A continuación, cubrimos la relación entre el Channel Manager y su Property Management System, pero primero cubrimos lo que un gestor de canales no hará por usted, ya que existen muchos conceptos erróneos sobre los límites / responsabilidades de un administrador de canales.

Qué es un 'Channel Manager' no es

Un administrador de canales no es un canal de ventas en sí mismo. Por ejemplo, si desea vender sus habitaciones en Booking.com, su hotel debe tener una cuenta con Booking.com. Conecta su cuenta de Booking.com a su Sistema de administración de propiedades a través de su Channel Manager. Lo mismo ocurre con cualquier otro sitio web que vende sus habitaciones. Para que quede claro, tu administrador de canales no crea una cuenta en un sitio web de terceros para ti, debes tener una cuenta para conectarte.

Un administrador de canales no enviará fotos, descripciones ni actualizará la información de su cuenta de ninguna manera en ninguno de sus canales de venta. Su gestor de canales solo enviará actualizaciones de precios, hasta el límite permitido por el canal (c.f., "Tipos de canales de ventas"), y le indicará a cada canal de ventas cuántas salas de cada tipo están disponibles para una fecha determinada. Todas las fotos o descripciones ofrecidas a los compradores en este canal deben ser agregadas y actualizadas por el hotelero en el canal mismo. La actualización de la metainformación en su sistema de administración de propiedades no tendrá efecto sobre lo que aparece en el canal.

Las reservas se realizan en el sitio web de terceros y se envían a su administrador de canales. Es decir, la transacción de venta ocurre en el sitio de terceros; sus habitaciones no son vendidas directamente al huésped por su gerente de canal. La cantidad de información disponible para el administrador de canales depende del canal de ventas. Por ejemplo, algunos canales reenviarán los datos de pago y otros no. Algunos canales requieren el registro completo de invitados, mientras que otros solo pueden reenviar el nombre de la reserva y el correo electrónico o teléfono.

Esto significa que hay una demora entre el momento en que se vende una habitación, cuando se reenvía la reserva y cuán pronto se puede notificar a sus canales de venta adicionales acerca de la actualización de disponibilidad. Debido a esto, siempre existe la posibilidad de que ocurran sobreventas. Los diferentes canales de ventas también tienen diferentes tiempos de respuesta a las actualizaciones de disponibilidad. Por ejemplo, los canales de iCal como Airbnb limitan el número de actualizaciones por hora que se pueden enviar, por lo que es más probable que haya más reservas en estos canales (c.f., "Tipos de canales de ventas").

Un Channel Manager es solo un componente de un Property Management System. Proporciona la conexión entre dónde vende sus habitaciones y dónde administra sus habitaciones. Un administrador de canales no proporcionará un mecanismo de check-in / check-out, registro de invitados, informes de rendimiento o asistencia en las numerosas tareas relacionadas con la administración de las operaciones de su hotel. La mayor conveniencia de un administrador de canales es que enviará las reservas de sus canales directamente a su calendario de reservas y ayudará a evitar el exceso de reservas en sus canales de venta disponibles.

Tipos de canales de venta

Hay dos tipos de canales de ventas tradicionales, una excepción notable y un canal inesperado. Los canales tradicionales se dividen en lo que llamamos 'canales de API' (por falta de un término mejor) y 'canales de iCal'.

Los canales API proporcionan un mecanismo para que un administrador de canal hable directamente a su inventario y sistema de ventas. Las reservas se envían directamente al administrador de canales por el canal de ventas, y las actualizaciones de disponibilidad se pueden enviar y actualizar en el canal de ventas casi sin demora. Los canales API incluyen Booking.com, Expedia, Orbitz, etc. Generalmente, hay sitios web más antiguos que se especializan en vender habitaciones en hoteles, complejos turísticos, etc.

Los canales de iCal, como su nombre lo indica, funcionan basados en verificar y actualizar un calendario de Internet asociado a una sala. El canal de ventas ofrecerá habitaciones basadas en la información del calendario, y las nuevas reservas se ingresan en el calendario para ser captadas por el administrador de canales. El iCal se ubica entre el canal de ventas y el administrador de canales. Debido a esto, hay más latencia en la comunicación y más posibilidades de overbooking. Además, los canales de iCal no permiten que un administrador de canal envíe actualizaciones de precios; debe iniciar sesión y actualizar manualmente la información de precios de sus habitaciones. Los canales de iCal incluyen muchos de los sitios web más nuevos, especializados en hoteles no tradicionales y alquileres de vacaciones, como Airbnb y HomeAway.

Otra distinción entre los canales de API e iCal es la disponibilidad de planes de tarifas. Los planes tarifarios permiten a los hoteleros vender sus habitaciones a diferentes precios en función de paquetes, como incluir el desayuno o el transporte en transporte público. Los canales API generalmente permiten a los hoteleros ofrecer sus habitaciones junto con un plan de tarifas, mientras que los canales iCal solo permiten a los hoteleros ofrecer sus habitaciones "tal como están". La distinción entre los canales API y iCal se debe en parte al mercado asociado a cada plataforma. Los canales API sirven al mercado hotelero tradicional, donde las habitaciones se venden a diversos precios y en gran volumen, mientras que los canales iCal se adaptan a la nueva "economía compartida", donde tanto los vendedores como los compradores tienen necesidades más simples.

Un tercer tipo de canal, que no se discutirá en profundidad aquí, es el canal de meta búsqueda. Los canales de búsqueda meta, como Trivago y Kayak, agregan resultados de búsqueda de una colección de OTA. Cuando un invitado busca un rango de fechas, el meta canal busca las OTA y salas de pedidos disponibles, generalmente por precio, para ser presentadas al comprador. El comprador luego se refiere al canal de ventas seleccionado para realizar su compra. La misma sala puede aparecer varias veces, ya que los resultados se obtienen de una variedad de fuentes.

Una excepción a los dos puntos anteriores es TripConnect de TripAdvisor. TripAdvisor es a la vez un canal de búsqueda meta y un OTA completo; busca en varias fuentes, pero también tiene salas propias para ofrecer. TripAdvisor también es único ya que ofrece habitaciones disponibles al momento de la compra. Este canal se comunica con el administrador de canales en el momento de la compra para garantizar la disponibilidad. También es único en el sentido de que pasa la transacción al vendedor. La reserva final puede ocurrir en su propio motor de reservas. Además, TripAdvisor recopila fotos y descripciones actualizadas junto con datos de disponibilidad, por lo que actualizar esta información en su sistema de administración de propiedades también lo actualizará en este canal.

Finalmente, está su canal más importante: su motor de reservas. Su motor de reservas es un canal de ventas en línea u OTA, aunque las personas tienden a no pensar de esta manera. Su motor de reservas ofrece la información más precisa sobre precios y disponibilidad para los huéspedes, y es sin comisiones. Cuando su administrador de canales actualiza su inventario en todo su conjunto de OTA, también actualiza esta información en su motor de reservas.

The Pipeline

Ahora nos ponemos a trabajar sobre la mecánica de la gestión de canales y cómo se actualiza tanta información en tantos lugares. Aquí hay un diagrama básico de las piezas involucradas en el proceso:

PMS → Channel Manager → Allocator → Sales Channel

A la izquierda está el sistema de gestión de la propiedad. Su PMS es la autoridad final sobre qué salas están disponibles en una fecha determinada. Una sala que no está disponible localmente en su PMS para una fecha determinada no puede estar disponible en ningún otro lado. Su PMS es el Sistema Central de Reservas (CRS) para todo el proceso. A los efectos de esta discusión, ignoramos los precios de las habitaciones, ya que los precios pueden variar de un canal a otro, pero la disponibilidad debe ser la misma en todos sus canales.

El siguiente es el Channel Manager. El Channel Manager responde a las actualizaciones de disponibilidad de su PMS y comunica esta información a su conjunto completo de canales de venta. Puede preguntar por qué el sistema de administración de propiedades posee el CRS y no el administrador de canales. Esto es realmente una distinción conceptual, ya que el PMS y el Channel Manager trabajan en estrecha colaboración como parte de la misma suite de software, pero como el hotelero tiene la última palabra sobre si se puede acomodar o no una reserva, es mejor pensar en el PMS como manteniendo la información definitiva sobre la disponibilidad de habitaciones.

Por ejemplo, supongamos que la misma sala se reserva con segundos de diferencia en dos canales separados. El gerente de canal ofrece esta información al hotelero a través del PMS, y le corresponde al hotelero decidir qué reserva aceptar y qué rechazar. Debido a la latencia entre cada parte de la tubería, el administrador de canal solo puede pasar información a lo largo de cada dirección y esperar que no haya colisiones.

El siguiente es el Asignador. El asignador es el mecanismo que se ocupa de pasar los datos de las reservas junto con el Administrador de canales y la entrega de actualizaciones de disponibilidad para su conjunto completo de canales de venta. Como mencionamos anteriormente, las actualizaciones de disponibilidad se deben pasar individualmente a cada uno de sus canales de venta, cada una a su manera, y se deben recibir nuevas reservas, o en algunos casos, obtenerlas de cada canal individualmente. Piense en el asignador como una bandeja de entrada / salida que solo se ocupa de la comunicación con cada canal individual. Esta puede ser una tarea muy grande con muchos mensajes y solicitudes moviéndose en cualquier dirección.

Puede preguntar por qué el administrador de canales y el asignador se enumeran aquí como dos mecanismos separados, y nuevamente es una distinción conceptual. Si bien el administrador de canales se ocupa de traducir y validar las reservas, el asignador solo se ocupa de enviar y recibir mensajes desde y hacia su conjunto completo de OTA. En el caso de una sobreventa, la tarea del gerente de canal es notificar al PMS. Al asignador no le preocupa si la información es precisa, solo que llega a donde necesita ir. Puede pensar en el gestor de canales y el par de asignadores como sus búferes entre lo que ve en la pantalla cuando administra su hotel y lo que ve un comprador cuando busca hoteles en línea. El gerente de canal habla principalmente con el PMS y el asignador habla principalmente con sus OTA.

Finalmente, el canal de ventas es el otro punto final de la tubería. El canal de ventas recibe datos de disponibilidad para presentar a los huéspedes potenciales y pasa los datos de las reservas cuando se venden las habitaciones. El canal de ventas tiene su propio banco de datos de disponibilidad para su hotel basado en lo que pasó a través del PMS a través del administrador de canales / distribución de asignadores. En algunos casos, la información de OTA puede ser un poco antigua, debido a la latencia en los mensajes que se transmiten, y puede recibir una reserva de una habitación que ya no está disponible.

En nuestro paquete de software, Channel Manager solo está disponible para usuarios con una Suscripción Premium. Una vez que habilite el administrador de canales, tiene dos asignadores para elegir: HotelRunner y MyAllocator. La elección entre los dos se reduce a qué canales están disponibles para cada plataforma. Cada asignador tiene su propio conjunto de canales de ventas con los que se comunica, aunque ambos cubren los principales canales, como Booking.com y Airbnb.

Ambos asignados requieren una cuenta en una plataforma exterior, sin embargo, a través de nuestra asociación premium con HotelRunner, su cuenta de HotelRunner es gratuita con su Suscripción Premium a Bellebnb. En cualquiera de las plataformas, debe definir su conjunto de salas disponibles para conectarse directamente con cada uno de sus canales de venta. Piense en las salas de esta plataforma como las bandejas de entrada individuales utilizadas para enrutar la información de disponibilidad entre su PMS y el canal de ventas del otro extremo. Su conexión a TripAdvisor se realiza directamente a través de nuestro administrador de canales, como se mencionó anteriormente.

Resumen

A pesar de la longitud algo épica de este artículo, la gestión de canales es bastante simple. Una vez que haya configurado las conexiones de su canal, nunca tendrá que pensar en ello nuevamente. Las nuevas reservas entran en su calendario de reservas y puede usar su calendario de precios para actualizar los precios en sus canales de venta disponibles.

El único trabajo requerido es resolver el conflicto de programación ocasional. Como se mencionó anteriormente, hay cierta latencia entre cada una de las partes móviles del sistema, entre ellas los canales de venta, que reciben actualizaciones de precios y disponibilidad de cientos de miles de fuentes en cada minuto, por lo que ocurren las sobreventa. de vez en cuando.

En este caso, obtendrá un 'Error de canal' en la Recepción notificándole que necesita resolver una sobreventa. Por lo general, puede mover una reserva existente a otra habitación comparable y disponible para acomodar la reserva recién recibida. En el caso de que su hotel esté completamente reservado, es posible que deba rechazar la nueva reserva.

Para conectarse a sus canales de venta una vez que se haya registrado en una cuenta Premium de Bellebnb, solo tiene que decidir qué asignador desea usar, luego configure sus habitaciones con el asignador seleccionado. Después de vincular su cuenta HotelRunner o MyAllocator a su cuenta de Bellebnb, puede conectarse a sus canales de venta.

Para seleccionar entre nuestros asignadores disponibles, debe leer qué canales están disponibles para cada plataforma y ver qué funciona mejor para usted. Si es nuevo en la gestión de canales, le recomendamos HotelRunner, que es gratuito con su suscripción Premium de Bellebnb. Para obtener más instrucciones sobre cómo trabajar con cada plataforma, consulte las siguientes publicaciones:

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